Concentración máxima: claves de la productividad personal con Carl Newport

23 febrero 2022

La concentración máxima me salvó. En 2015 tuve un bache muy serio de salud. Después de años de multitareas, trabajo duro y extenuante, demasiadas horas de móvil, kilómetros de carretera, reuniones y ser una persona orquesta, mi mente no dio para más. Rompí. Estaba claro que mi forma de trabajar no era la adecuada. Me comí muchas ideas equivocadas: estar conectado 24 horas 7 días, atender todos los correos electrónicos, llamadas y no priorizar mi energía, sino hacer y hacer, me tumbaron. Exigencia y dispersión mental es un cóctel explosivo. Aprendí a golpes, hundido en la lona.

Gestionar nuestra energía, el foco de nuestra atención y nuestra capacidad de concentración es absolutamente crítico para tener una vida saludable y, lo mejor, productiva.

Además de fármacos, dormir bien, comer mejor, recuperar el deporte y muchas micro decisiones, mi cambio fundamental tuvo que ver con la gestión de mi energía.

Corté notificaciones —me quité WhatsApp, para sorpresa de muchos—, no cogía el teléfono más de lo estrictamente necesario. Concentraba las reuniones con mi equipo. Ponía mi atención, como un misil, en lo único que creía que podía aportar valor. Me convertí al esencialismo y empecé a responder preguntas tan sencillas como: si sólo pudiera hacer una cosa de trabajo hoy, ¿qué haría? ¿Y si fueran sólo dos? ¿Y tres? Así empecé a concentrar mi mente en aportar valor. Todo lo demás, lo tenía que posponer, por salud.

Lo que aprendí en la lona

Pensé que iba a ser la debacle. Pero funcionó. Había creado el hábito de trabajar de forma mucho más efectiva. Por necesidad, pero con mucho más impacto. Todo mi equipo se alineó en el impacto, y en abordar lo estrictamente diferencial. Y en ese momento me di cuenta de algunas cosas importantes:

1.- Una mente cansada jamás toma buenas decisiones.

2.- La fuerza de voluntad tiene límites. Si los pasas, no serás capaz de hacer nada.

3.- Hacer sin discriminar, que es más habitual de lo que parece, es un error tremendo. No todo lo que hacemos tiene el mismo impacto (en el cliente, en la rentabilidad o en nuestro consumo de energía).

4.- Las tareas más complejas y sofisticadas requieren una concentración máxima. Y la concentración se ‘mata’ demasiado fácil.

5.- Medimos mal la productividad. Durante años creí que era más productivo por estar conectado y accesible a cualquier hora, y hacer muchas tareas. Era un obsesivo de la lista de tareas. Mientras, la ansiedad me devoraba porque lo relevante costaba mucho sacarlo adelante.

6.- El trabajo de calidad no va de tiempo, va de calidad. Y la calidad depende de la capacidad de concentración y ejecución. Me convertí en un adicto al teletrabajo, con una combinación de trabajo presencial con el equipo y los clientes, eligiendo bien cada momento, y el resto concentrado.

7.- De nada sirve una lista de tareas si la bandeja de entrada controla tu agenda. Si cualquiera puede cambiar tus prioridades e, incluso, si no eres capaz de priorizar en función del impacto o el consumo de energía que requiere cada tarea y la concentración que necesitas.

8.- La concentración no es ‘sexy’, ya lo sé. No crea fotos en Instagram o no hace ruido en la oficina. Pero si no eres capaz de diferenciar entre tareas superficiales (que no requieren alta concentración) y profundas (que necesitas tus capacidades cognitivas al máximo), no serás capaz de ampliar las fronteras de tu negocio (ni de la vida).

En el peor momento de mi salud encontré formas para concentrarme mejor, reducir lo superficial, aprender metodologías nuevas y aportar más valor a nuestros clientes. De repente, nuestros proyectos eran más relevantes, de mayor importe, asumimos más responsabilidad y afrontamos una complejidad superior en nuestro trabajo. Aprendí, en definitiva, que productividad y concentración van de la mano.

Todas estas ideas, y por supuesto más y mejor trabajadas, las detalla de forma exquisita Carl Newport en su libro Céntrate (Deep Work). Es un libro que recomiendo a mis amigos desde que se publicó en inglés. Rompe mitos, pero sobre todo ayuda a comprender que necesitamos entrenar el músculo de la concentración máxima si queremos tener resultados extraordinarios en nuestra productividad.

Me gustaría sintetizar algunas de las claves que aporta Carl Newport en este artículo.

La multitarea es una compulsión

Newport cuenta el caso de Tom Cochran, cuando era director de tecnología de Atlantic Media. Publicó un artículo en el blog de la Harvard Business Review titulado: el email no es gratis. Descubrió que en una semana recibía más de 500 correos y enviaba unos 300. Estudió estas métricas en el resto de la organización. Hizo algunos cálculos de cuánto tiempo más o menos dedicaban en la empresa a esta tarea. Y lo pasó a dólares.

La conclusión fue que cada correo electrónico tenía un coste de casi un dólar. Ahora ponte a pensar en la cadena de correos que necesitamos para tomar una decisión o, simplemente, para que aporte un valor diferencial a algo. ¿Cuántas cadenas de mails son absurdas? Cada vez que escribo un mail pienso en ese dólar…

Otros experimentos como los desarrollados por la profesora de Harvard, Leslie Perlow, muestran cómo a lo largo de la semana, un empleado de Boston Consulting Group pasa más de 20 horas fuera de la oficina contestando correos electrónicos “en un plazo no superior a una hora después de recibirlos”. Para Perlow la tecnología ofrece grandes beneficios a nuestra forma de trabajar, pero si no la controlamos, también aporta costes. Entre ellos, irrumpir en nuestro descanso o nuestro trabajo profundo.

Como dice Newport: «Si envías y respondes correos electrónicas a todas horas, si programas reuniones y asistes a ellas sin pausa, si envías tus contribuciones en sistema de mensajería instantánea pocos segundos después de que alguien plantee una nueva pregunta, o si te paseas por todo el espacio de la oficina abierta lanzando ideas a todas las personas con las que te encuentras, esos comportamientos darán la apariencia pública de que estás ocupado. Si usas ese estado de ocupación como sustituto de la productividad, esos comportamientos te parecerán cruciales para convencerte a ti mismo y a los demás de que estás haciendo bien tu trabajo»

La multitarea es adictiva, como describe el profesor de Stanford Clifford Nass: «cuando el cerebro se acostumbra a la distracción en todo momento, es difícil que se desprenda de esa adicción, incluso cuando quiere concentrarse»

Esta bulimia por hacer y hacer pequeñas tareas y romper la acción por interrupciones debilita nuestra voluntad, consume energía y nos va descargando nuestra capacidad para concentrarnos de forma productiva. Nos vamos diluyendo en micro-tareas, sin saber si aportan o no. Sin elegirlas. Llegan y las atendemos, sin más, y esto es ¡mortal y agotador!

Pero en la gran mayoría de los empleos del conocimiento nos evaluamos por estas cosas. Que si horas de reuniones, llamadas, correos contestados, presencia física en oficina… Como no sabemos medir bien la productividad del conocimiento, nos quedamos en los detalles. Pero esos detalles pueden fragmentar nuestra atención y reducen nuestra capacidad para abordar problemas complejos. Perdemos la concentración, y eso es como perder lo que te hace diferente. La llave maestra que abre las puertas a los profesionales de alto impacto (y me da igual que tengas que resolver un problema de mecánica o de física cuántica, la concentración es crítica).

La concentración máxima es un superpoder

Newport sentencia que «trabajar a fondo —con máxima concentración— es necesario para extraer hasta la última gota de valor de nuestra capacidad intelectual (…) es el esfuerzo que se requiere para destacar en un campo exigente, desde un punto de vista cognitivo.

Tener una concentración profunda en ciertas tareas que requieren de tu máxima capacidad cognitiva es una especie de superpoder. Pensar y hacer como un rayo láser».

Ahora bien, la concentración máxima se agota, es finita. Resulta difícil superar las 4 horas en un mismo día. La diferencia en el impacto de nuestro trabajo está en cómo usamos esa concentración máxima para desarrollar tareas complejas que nos permitan dar un salto relevante en nuestra capacidad profesional.

Concentrarte en lo que aporta cada gramo de valor, y desprenderte de lo superficial, sin quemar capacidad cognitiva, es crítico en un mundo complejo.

El propio Newport indica que existen dos aptitudes para prosperar en la economía actual:

1.- La de dominar rápidamente cosas difíciles.

2.- Y la aptitud para producir en un nivel superior, tanto en lo concerniente a calidad como a velocidad.

Aquellos empleos y tareas que no requieren más que una concentración superficial, con el tiempo, acaban automatizándose. Su productividad es limitada, y sus salarios más. Estamos en un momento de la historia donde el conocimiento es el arma más poderosa para escalar profesionalmente. Y ese conocimiento ni se puede adquirir, ni mejorar, sin la concentración adecuada.

Una atención concentrada es lo contrario a una dispersa. ¿Crees que Nadal sería Nadal en el tenis con atención dispersa, por poner un ejemplo muy visual? Trabajo, foco y máxima concentración, no hay atajos.

En términos científicos, Newport lo explica así: «las personas mejoramos en una destreza a medida que desarrollamos más mielina en las neuronas relevantes, lo que hace que el circuito correspondiente actúe más eficazmente haciendo menos esfuerzo. Destacar en algo equivale a tener buenos niveles de mielina»

La regla de la productividad personal

Ya he hablado de Adam Grant. Es uno de los mejores profesores (más joven, con más publicaciones y más impacto académico) de Estados Unidos. También es protagonista en este libro de Carl Newport. Porque es un obsesivo del trabajo de concentración máxima. Consolida segmentos de trabajo intensivos y continuos, organiza su agenda y sus interrupciones para lograrlo. Organiza su agenda y su vida para exprimir lo que considera la ley de la productividad.

Trabajo de alta calidad producido = Tiempo invertido x intensidad de la concentración

En esta forma de trabajar es crítico cuidar lo que Newport llama el residuo de la atención. Cuando te llega un correo electrónico o una llamada, una notificación o aparece una reunión no planificada, tu concentración se pierde, le restas energía a tu capacidad metal (porque volver a la tarea requiere de un esfuerzo importante), tu atención disminuye y con ello la capacidad para el trabajo en profundidad.

Organizarse por bloques, aunque sean pequeños, de máxima concentración es importante para avanzar y aprender en aspectos que requieren de atención. Y, lo más efectivo, es hacerlo cuando tu nivel de energía es adecuado. Priorizar la energía y usarla para los retos más ambiciosos y de mayor impacto me salvó de una debacle.

Las oficinas abiertas: ese invento que mata la concentración y la productividad

La fragmentación es una enfermedad mortal de la productividad. Y mucho más en las oficinas abiertas. Donde escuchas conversaciones, teléfonos que suenan, música, teclados, etc.… todo esto, que muchos piensan que es para mejorar nuestra creatividad y ‘controlar’ mejor nuestro trabajo, puede destruir nuestra capacidad para pensar en modo profundo. A menos que siempre hagamos tareas superficiales, esto puede ser un desastre productivo.

Ante esto, para trabajar en equipo es importante tener en cuanta algunas reglas importantes:

1.- Nuestra fuerza de voluntad es finita, disminuye a medida que la usamos.

«La voluntad no es una manifestación del carácter, no es un recurso que se pueda desplegar de manera ilimitada; funciona, más bien, como un músculo, que se cansa».

Crear rutinas ayuda a no desgastar la voluntad. Lo hago porque en algún momento decidí que es bueno hacerlo. Y, a partir de aquí, actúo, sin cuestionarlo, sin escuchar a mi mente vagar. No pensar en la ropa, la hora de levantarse, lo que comes, si haces o no ejercicio, …, cuantas más rutinas tengas y puedas hacer sin desgastarte más fuerza aportarás a tu voluntad, y podrás acelerar y concentrar la atención en lo importante.

2.- Entrena poder conectar y desconectarte a estados de concentración máxima.

Comparto una regla mental que uso yo. Da igual donde esté (cafetería, hotel o un tren) si enciendo el portátil, pongo mis cascos, algo de música (para las tareas más creativas, mi playlist de Bruce Springsteen) y quito las notificaciones… en ese momento mi mente entra en estado de profundidad. Lo he logrado tras años de tratar de entrenar cómo entrar en modo concentración en cualquier lugar. De hecho, gran parte de mis libros —artículos y proyectos— los escribo en cafeterías, en modo pensamiento profundo (y rodeado de gente, pero con mis cascos puestos).

Dado que no podemos aislarnos de llamadas, correos o tareas superficiales, la clave es que no nos agoten. Y, sobre todo, que podamos organizar bloques de concentración máxima donde avanzar.  Este entrenamiento —conectarme y desconectarme— puede ser diferencial, sobre todo para trabajar en equipo.

Para no machacar la voluntad lo mejor es fijar reglas, que acompañan a las rutinas.

Tiempo de agenda estricto de trabajo profundo, sin conexiones.

  • Organizar las llamadas en bloques.
  • Atender el correo cada cierto tiempo (depende del trabajo que tenga cada uno) y responder a la vez.
  • Tener ciertas reglas de funcionamiento (yo aprovecho los viajes en coches para hacer llamadas, por ejemplo) evita que nuestra mente nos saque de la tarea por la hiperconectividad a la que está acostumbrada.

3.- La profundidad no está reñida con el trabajo en equipo

Newport no propone que nos vayamos a la montaña y estemos solos y concentrados alejados del mundo. De hecho, el libro es un ejemplo de muchos casos históricos donde las interacciones de personas altamente cualificadas y curiosas generaron resultados extraordinarios en la historia de la ciencia y la tecnología.

Pone el ejemplo del Building 20 del MIT, posiblemente el mayor hervidero de ideas revolucionarias de la historia. «En las décadas posteriores a la Segunda Guerra Mundial, el laboratorio produjo, entre otros logros: la primera celda solar, el láser, el satélite de comunicaciones, el sistema de comunicación celular y las redes de fibra óptica. Sus teóricos formularon teorías de la información y teorías de la codificación, sus astrónomos se ganaron el premio Nobel por validar empíricamente la teoría del Big Bang y, quizá lo más importante de todo, sus físicos inventaron el transistor».

Es muy poco probable que todo esto fuera posible con personas aisladas, por muy concentradas que pudieran estar. Pero una cosa es exponerse a nuevas ideas, encuentros, interacción entre mentes creativas y altamente cualificadas y otra muy distinta asumir «que es conveniente mantener un espacio aislado para poder trabajar profundamente sobre los hallazgos».

Los equipos de alto rendimiento, que desarrollan ideas de alto impacto, requieren de mucha interacción (ordenada, trabajada e, incluso, esporádica pero muy motivada) y, a la vez, mucho tiempo para avanzar en modo profundo en la soledad individual. No es incompatible. Lo que es incompatible es avanzar en lo complejo siempre en la máquina del café.

4.- Lo que más cuesta es el cómo: ahí está el trabajo profundo.

Resulta fácil saber qué tenemos que hacer, incluso podemos ser terriblemente buenos en hacer estrategias, marcar objetivos, diseccionar tareas y asignarlas. Pero el cómo hacerlo es uno de los mayores desafíos.

«La distancia entre el qué y el cómo es el trabajo en profundidad», dice Newport. Para lograr sortear esa distancia nos aporta algunas ideas relevantes:

  • Tener un número pequeño de metas sustancialmente importantes. Metas ambiciosas, pero pocas y que tengan alto valor.
  • Poner foco en los comportamientos que tú puedes controlar de forma directa.
  • Medir resultados y exponerte a la crítica —debate e interacción— ayuda a re-enfocar y buscar mejor la manera (el cómo) lograr las grandes metas.

5.- La concentración requiere salud y bienestar.

Rutinas de trabajo, deporte, alimentación, evitar relaciones tóxicas, decidir en qué consumes la energía y en qué no. Evitar estrés innecesario. Todo esto ayuda a ser más productivo. Salir a pasear a la naturaleza y del modo concentrado, ayuda a concentrase mejor, después.

Como recomienda Newport: «cuando trabajes, trabaja con dedicación. Cuando termines, termina». Tan importante es saber trabajar, como saber descansar y parar. Cuidar la salud integral (física y mental) ayuda a tener una productividad y un nivel de excelencia increíbles.

6.- No hagas pausas en la distracción: haz pausas en la concentración.

Newport nos aconseja asumir que lo ideal es trabajar de forma concentrada, manejando tu agenda, controlando tu energía, decidiendo cómo usarla de forma efectiva como un rayo láser. Decide tú cómo hacer una pausa para la distracción. Ya sé que esto es un sueño impensable en una organización burocrática y que parece diseñada para matar nuestra capacidad creativa. Pero tenemos que aspirar a ello. Esto es uno de los pilares del nuevo management, una manera distinta de organizarnos.

En definitiva, debemos tener mucho cuidado si vivimos de forma distraída sin filtrar lo relevante, y durante largos períodos de tiempo. Acabamos agotados y sólo sacamos las tareas de alto impacto a cambio de quemar la salud. Pero esto es una adicción de la que tenemos que protegernos.

La concentración es nuestro único recurso (escaso, pero poderoso) para trabajar en entornos donde se requiere pensar. Y preocúpate si te pagan “para no pensar”, como me dijo un día un empleado en una fábrica. Cuando esto ocurra seremos, tarde o temprano, prescindibles. Pensar y saber concentrarse nos prepara para un mercado laboral cada vez más exigente. Y, como premio, nuestra calidad de vida será superior.

Artículo escrito por Javier García

Editor de Sintetia

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