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Los beneficios de incorporar GTD a las empresas


Francisco Sáez
Los beneficios de incorporar GTD a las...

GTD, acrónimo de Getting Things Done, es una metodología de productividad personal de la que ya hablé aquí. El libro que dio pie a la metodología es un best-seller del que se han vendido millones de copias y que se ha traducido a más de 40 idiomas (lo encontrarás como Organízate con eficacia en español). Además, existen miles de blogs en internet que hablan todos los días sobre infinidad de detalles relevantes este método.

A estas alturas, el éxito de GTD es incuestionable. Y aunque se trata básicamente de un método de gestión orientado al individuo, cada vez más organizaciones, empresas y equipos de trabajo tratan de incorporar la cultura GTD entre sus miembros. Parece obvio que, cuando un trabajador disfruta de una sensación de claridad y control con respecto a su trabajo, el resultado colectivo se beneficia.

Michael Doland, consultor GTD para empresas, asegura que cuando un grupo de personas implementa colectivamente GTD obtienen beneficios en, al menos, tres áreas:

Responsabilidad. Alguien que practica GTD se hace responsable de los compromisos que adquiere y tiene mayor control a la hora de elegir la próxima tarea a realizar. Cuando GTD alcanza cierto grado de madurez en la cultura de la organización, cada miembro del equipo sabe que una solicitud en la bandeja de entrada de un compañero tendrá la atención adecuada en el momento adecuado. Esta responsabilidad da lugar a un alto nivel de confianza entre compañeros, y esto es muy importante a la hora de crear un entorno realmente productivo.

Enfoque. Un principio básico de GTD es poner todo aquello que llama nuestra atención en algún sistema de almacenamiento seguro, fuera de nuestra mente. De esta forma, nuestra mente se libera y no necesita distraerse con toda la información a la que estamos expuestos hoy en día. Podemos concentrarnos en lo que de verdad importa. Cuando ese enfoque afecta a todo el grupo, los resultados se consiguen con más eficacia y menos estrés.

Capacidad de adaptación. Para ser competitivo hoy en día, es fundamental saber adaptarse a los cambios a medida que se van produciendo. Cuando los miembros de un equipo practican GTD planifican menos para estar mejor preparados antes los cambios; tienen desarrollado un mayor sentido de la perspectiva y el control, lo que les lleva a reaccionar convenientemente ante las sorpresas.

Equipo GTD

Hay estudios científicos respaldan estos y otros tipos de beneficios.

En países como Estados Unidos tienen bastante claro que los trabajadores que saben gestionarse a sí mismos son mucho más productivos para la empresa. Sin embargo, en España solo unas pocas empresas están educando a sus empleados en la metodología GTD u otro sistema de organización personal.

La principal razón por la que no es sencillo introducir una cultura GTD en una organización es que ésta pone especial énfasis en el liderazgo distribuido, y esto supone una resistencia importante para los gestores más tradicionales, en los que la frase “cuando todo el mundo es responsable, nadie lo es” todavía resuena con mucha fuerza.

Filosofia GTD

Según la filosofía de adaptabilidad, oportunismo y auto-organización que caracteriza a GTD, el individuo que está en mejor disposición de realizar una tarea es el que debería tomar el compromiso de hacerla (pull), a diferencia de la asignación de tareas tradicional (push). Este sistema pull se está imponiendo en todo tipo de entornos productivos: fabricación de componentes (método just-in-time de Toyota), gestión de proyectos (metodologías Ágiles), desarrollo de software (Programación Extrema, Kanban) e, incluso, en la creación de empresas tecnológicas (Lean Startups).

Para potenciar en un entorno colectivo los beneficios que GTD genera a nivel individual, probablemente haya que hacer un uso especial de algunos de sus componentes:

… Para facilitar la coordinación entre los miembros del equipo, una parte de la información de cada individuo debería estar disponible para el resto del equipo. Para ello, cada individuo tendría que decidir qué tareas, proyectos, material de referencia, etc. de su sistema organizativo personal deben ser compartidos con la organización.

… Un sistema compartido de Material de Referencia permitiría a cualquier miembro del equipo localizar información relevante para su trabajo de forma rápida a partir de unas palabras clave.

… Una Agenda compartida permitiría establecer eventos colectivos sin afectar a compromisos individuales.

… Herramientas colaborativas de brainstorming o mind mapping ayudarían a planificar Proyectos de una manera más natural y eficiente.

… También sería interesante tener una lista A la espera global, un fondo compartido de acciones que serían recogidas por la primera persona disponible con el conocimiento adecuado. Estas acciones podrían tener un peso específico en función del cual se premiara con algún tipo de gratificación al que la hiciera (un sistema de trabajo gamificado podría ser un buen incentivo). La acciones que vayan quedando sin hacer darían pistas sobre posibles ineficiencias en la formación del equipo o en la planificación del proyecto.

GTD fluir

Tanto si se utiliza únicamente como herramienta de gestión personal por parte de los empleados como si se crea algún tipo componente compartido como los que menciono arriba, GTD puede ayudar a las organizaciones a enfrentarse de un modo mucho más efectivo a los nuevos problemas y oportunidades que aparecen constantemente.

Cuando un empleado asume y gestiona sus propias responsabilidades aumenta la confianza en sí mismo, y cuando sabe que el resto trabaja de igual forma aumenta la confianza en el equipo. Así mismo, el aumento de productividad personal y reducción del estrés que genera GTD, permite que en la mente de los empleados haya más espacio para la creatividad, algo completamente necesario en el entorno empresarial actual, donde la innovación es un elemento clave para competir.

Por último, permitiendo que los empleados utilicen un sistema que les sirve tanto para el trabajo como para su vida personal, éstos se sentirán beneficiados fuera del trabajo, y más motivados dentro del mismo.

Sobre el Autor: 

Francisco Sáez es el creador de FacileThings, una herramienta de productividad personal en la nube, y escribe habitualmente sobre productividad y GTD en este blog

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