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David Allen, el rockstar de la productividad: culto al GTD y su libro Organízate con Eficacia

Hoy queremos hacer un culto a David Allen y a su libro (en español) ‘Organízate con Eficacia’, porque se acaba de re-editar en España de la mano de Empresa Activa.


Javier García
David Allen, el rockstar de la...

Efectivamente, cuando hablamos de productividad personal hoy ya casi nadie duda de que uno de los métodos que impera es el GTD –del inglés Getting Things Done-. Su impulsor, David Allen, toda una personalidad que ha centrado su vida profesional en cómo lograr un método eficaz, que perdure –a pesar de los cambios tecnológicos- y que nos libere del estrés haciendo. Su fama es mundial y cada vez son más y más compañías y personas de todo el mundo que usan sus técnicas. Y es que la productividad de cada uno de nosotros es un tema crucial. Sufrimos de estrés en muchos ámbitos de nuestra vida, no sólo el profesional. Nadie nos enseñó cómo organizarnos bien, a priorizar, a lograr tomar el volante de nuestras vidas y no invadirnos por las circunstancias. Las organizaciones están en proceso continuo de transformación, para innovar hace falta algo más que dinero; para lograr los objetivos no sólo es suficiente con identificarlos…hay que hacer, hay priorizar, hay que asignar recursos, hay que decir NO a muchas cosas para decir sí a otras.

Hoy queremos hacer un culto a David Allen y a su libro (en español) ‘Organízate con Eficacia’, porque se acaba de re-editar en España de la mano de Empresa Activa. Desde finales de los 90 y principios de los 2000 han cambiando muchas cosas, pero el libro y sus métodos perduran.

Para este culto hemos llamado a 6 amigos de Sintetia, que son precisamente expertos en los trabajos, la difusión y la formación en GTD para que nos expliquen sus claves. Hemos tenido una conversación en torno a unas cuentas preguntas, y este artículo es el resultado.

Hemos hablado, como no, con nuestro amigo y colaborador José Miguel Bolívar (@jmbolivar) , toda una referencia en España en materia de GTD, impulsor del OPTIMA LAB que integra a varios de los miembros de esta conversación. José Miguel también es autor de «Productividad Personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD» y representante oficial de la David Allen Company en España. También contamos con la colaboración de David Torné (@davidtorne), un profesional especializado en software que siempre nos ha contado cómo con esta metodología se puede transformar nuestras vidas. También hablamos con Paz Garde (@pazgarde) , una consultora que ayuda a otras personas a que usen el GTD como un mecanismo para liberarnos del estrés haciendo; Jerónimo Sánchez (@jeronimosanchez) también consultor,  fue impulsor de los primeros blogs en español sobre efectividad y GTD. Actualmente se encuentra en proceso de certificación con la David Allen Company para convertirse en el primer Máster Trainer de GTD en España. Otros dos expertos en productividad personal con los que hemos hablado han sido Daniel Aguayo (@daguayo) y Antonio José Masiá (@ajmasia).

:: Lanzo a la mesa una primera pregunta que me interesa mucho: ¿Recordáis cómo llegasteis a los trabajos de David Allen? 

JM Bolivar: En mi caso, fue a principios de 2005, a través de una newsletter de un software que usaba para trabajar. En ella anunciaban el lanzamiento de un add-in que permitía implantar la «popular» metodología «Getting Things Done» con el software que yo usaba y, además, te regalaban los dos primeros capítulos del libro en PDF si descargabas la versión de prueba, cosa que evidentemente hice. A partir de ahí, no paré hasta dar con el libro completo, primero en inglés y finalmente en español.

Paz Garde: Gracias a todo lo que avanzó José Miguel, mi marido, empecé a entender las normas del método como ver sus beneficios, así que el día que sentí que necesitaba organizarme mejor, para poder hacer las cosas que quería hacer, me acerqué a mi librería, empecé a leer los libros de David Allen y a consultar a la hora de la cena las dudas que me iban surgiendo.

JM_Bolivar_Sintetia_GTD_Allen

Jerónimo Sánchez: En mi caso, siempre me había considerado una persona organizada, pero en épocas de mucho trabajo sentía que perdía el control muy fácilmente, y cuando no había crisis, vivía con la sensación permanente de que podía ser mucho más eficiente de lo que era. Fruto de esta inquietud, pasaba mucho tiempo probando todos los trucos y herramientas que pasaban por mis manos, pero ninguno terminaba de cuajar. Un día, por casualidad, encontré el libro de David Allen en una conocida librería de México, donde residía en aquel entonces. No tardé mucho en darme cuenta de que lo que contaba tenía mucho sentido, y podía ayudarme de una vez por todas a dar el salto que necesitaba en cuanto a mi nivel de control y eficiencia personal.

::  ¿Consideráis que este libro cambió vuestras vidas? ¿Por qué?

JM Bolivar: Sí, por completo. Por primera vez me hizo sentir completamente «al volante» de mi vida, siendo yo quién decidía en lugar de ser los otros y las circunstancias quienes lo hicieran por mí. La lectura del libro se tradujo en una firme determinación por aprender hasta dominar la metodología, desde el convencimiento de que era un paso indispensable en el camino hacia una vida mejor. 

Daniel Aguayo: Estoy totalmente. Cuando lo conocí vivía un momento de cierta desorientación personal, y aplicar la metodología me ayudó tanto a clarificar mis objetivos como a empezar a seguirlos.

Antonio José Masiá:  En mi caso, sin duda marcó una diferencia clara para mó respecto a todo lo que había leído e incluso probado en aquel momento. Comenzar a poner en práctica aquellos principios que se explicaban en el libro me permitió, tal y como explica el propio David Allen, pasar de preocuparme por mi situación a ocuparme de ella, y sin duda esto lo cambio todo.

:: ¿Cuáles fueron las 3 primeras cosas que hicisteis tras decidir profundizar en GTD?

JM Bolivar: Lo primero, leerme varias veces el libro de David Allen, la primera para ver de qué iba y el resto para ir marcando páginas y tomando notas. Lo segundo, comprarme el famoso add-in para implantar GTD. Es la herramienta que sigo usando hoy día. La tercera fue empezar a aplicarlo, por supuesto «tuneándolo» para ajustarlo a «mis necesidades», gracias a lo cuál pude experimentar mi primera «caída del carro» pocas semanas después.

Jerónimo Sánchez: La primera cosa que intenté fue “mejorarlo”. Quise buscar atajos que me permitieran llegar lo antes posible. Ni que decir tiene que todos mis intentos de “simplificar“ GTD fracasaron estrepitosamente, y aunque quiero pensar que aprendí algo, me hubiera gustado ser un poco más humilde desde el principio… me hubiera ahorrado mucho tiempo.

La segunda cosa que intenté fue encontrar la herramienta ideal para implementar GTD… ¡nuevo error! Afortunadamente, aunque hubiera preferido darme cuenta antes, terminé por entender que GTD no va de herramientas, sino de hábitos.

Cuando descubrí el potencial de GTD para mejorar la vida de las personas, finalmente decidí compartir mi experiencia y descubrimientos con todo el mundo, y empecé a escribir un blog. Al día de hoy, sigo compartiendo lo que sé en mi blog, y me estoy preparando para convertirme en GTD Master Trainer con la intención de facilitar el acceso a la formación oficial de la David Allen Co. en España y donde se me requiera.

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David Torné: En mi caso, después de un inicio errático donde obtuve los primeros beneficios de forma algo superficial empecé a implantar los hábitos de forma gradual pero consistente, dedicando periodos de tiempo y atención exclusiva a poner en práctica cada uno de ellos: Recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer.

Después empecé a revisar mi actividad de la forma que recomienda David Allen, sin florituras, como una manera de mantener el sistema, realizando una serie de actividades que permitan seguir confiando en tu GTD. Eso me enseñó el valor de la burocracia o el significado de burocracia necesaria.

Y, en tercer lugar, traté de reflejar mi proceso de aprendizaje en mi página web, lo que me permitió obtener feedback  de expertos en el tema y de los lectores que compartían conmigo sus experiencias

:: ¿En qué consiste el GTD?

JM Bolivar: GTD es un sistema de hábitos orientados a mejorar tu eficiencia personal y eliminar el estrés. De forma muy resumida consiste en dejar de usar tu cabeza como gestor de recordatorios, separar el proceso de toma de decisiones de la ejecución de tareas, organizar las cosas en función de su significado y utilidad y revisar a distintos niveles y con distintas frecuencias para tener la confianza en todo momento de estar haciendo lo que tienes que estar haciendo y no cualquier otra cosa.

David Torné: Añadiría que es un sistema para conseguir el control de nuestra actividad y la perspectiva de nuestra acción.  Para ello se basa en externalizar todo asunto relacionado con nuestra actividad a través de su registro y recopilación para después aclarar cada uno de los asuntos transformándolo en actividad realizable, organizándolo en un sistema de listas según su estado. El sistema se compone de 5 pasos (recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer) presentes ya en la actividad de todos pero a los cuales se les presta atención y dedicación especifica.

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:: Han pasado muchas cosas desde la primera versión del libro de Allen que ahora se reedita: 

1.- ¿Qué novedades consideráis que son claves en este tiempo?

JM Bolivar: El ritmo al que llegan inputs a nuestro radar sigue creciendo de forma exponencial, lo que hace que los niveles de estrés sean cada vez mayores y estén más generalizados. Por otra parte, los entornos VUCA (Volátiles, Inciertos, Complejos y Ambiguos) en los que nos movemos hacen que la planificación, tanto de tareas como de proyectos, haya pasado de ser un hábito productivo a una causa más de estrés, en la medida que las prioridades cambian constantemente. Por último, el trabajo del conocimiento ocupa cada vez una posición más predominante frente al trabajo manual y la mayoría de los profesionales aún no ha sido entrenada en el desarrollo de las competencias de las que depende la productividad en este nuevo tipo de trabajo.

David Aguayo: estoy de acuerdo, pero la reedición del libro ha sido un acierto porque los ejemplos prácticos de la primera versión se estaban quedando obsoletos, y para conectar con el nuevo público es importante haber dejado atrás los años de las PDA e Internet como rareza.

Jerónimo Sánchez: Desde luego, la tecnología tiene ahora una presencia mucho mayor en todo tipo de actividades. Pero la novedad más importante es el surgimiento de una nueva mentalidad a la hora de afrontar la vida y el trabajo: la mentalidad knowmad, o de los nómadas del conocimiento. GTD tiene ahora aún más que decir para un montón de nuevos profesionales que deben aprender a trabajar de manera autónoma, para muchos clientes al mismo tiempo, utilizando su conocimiento de maneras cada vez más creativas.

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:: ¿Cómo se conecta GTD con la tecnología?

JM Bolivar: GTD es un método basado en hábitos y, como tal, es independiente de la tecnología. Su utilidad será mucha o poca en función del dominio de los hábitos, tanto si se emplea una herramienta básica en papel como la tecnología más sofisticada. Aunque buscar la «herramienta perfecta para GTD» es un error común, la herramienta más potente para cualquier tipo de productividad personal se sigue llamando persona, no tecnología.

David Torné: Cierto, a pesar de los profundos cambios tecnológicos lo que importa son las pautas utilizadas para gestionar los asuntos que de él se deriven. Dichas pautas siguen siendo válidas para recopilar, procesar/aclarar y organizar todo lo que nos llegue por mail, Smartphone o otros medios conectados a la red. Los principios son los mismos.

Antonio José Masiá:  Cierto, pero el aumento de la capacidad de  acceso a la información y por tanto, la posibilidad cada vez mayor de hacer más cosas, está acentuando la necesidad de aprender a tomar buenas decisiones y a gestionar nuestra atención de forma adecuada. Es por ello que la efectividad pasa a convertirse en una competencia clave en nuestros días.

:: En este sentido  ¿Cómo lucha GTD ante una de las epidemias de nuestro tiempo, la infoxicación?

David Aguayo: Uno de los principios de GTD es el de que estamos rodeados de “cosas”, a las que realmente no podemos llamar información sin saber si nos son útiles. Parte del sistema GTD consiste en tener bajo control esos flujos de “cosas” y clarificar su valor, esto es, discernir si nos son útiles y las conservamos, o por el contrario son ruido y las hemos de descartar. De esta forma, filtramos la cantidad real de información que nos llega y nos liberamos del estrés que de otra forma nos generaría enfrentarnos a tanta información.

David Torné: podemos pautar nuestra reacción a esta infotoxicación frente a nuevos inputs aplicando la premisa de ‘dejarlo para después’. Frente a cada nueva entrada recopilamos ‘lo nuevo’ centrando la atención en lo que hacemos para después procesar y tomar una decisión al respecto, programando una respuesta/acción, dejándolo sin prioridad o desestimándolo. No tenemos la necesidad de desgastar nuestra energía y atención en cada nuevo input que llega, maximizando los recursos que dedicamos a hacer.

JM Bolivar: pensemos que GTD te proporciona un entorno de confianza para saber a qué tienes que prestar atención y a qué no en cada momento, lo que se traduce en un incalculable valor a la hora de eliminar el ruido y la infoxicación de nuestro entorno. 

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:: ¿Cómo recomendaríais que leyera este libro una persona que no sabe nada de GTD ni de David Allen?

Paz Garde: Le recomendaría que tratara de olvidar, o de dejar al margen, todo lo que sabe, o cree saber, sobre productividad personal antes de leer el libro, para evitar interpretar de forma incorrecta las palabras de David Allen. Además, le recomendaría que lo leyera con calma y con paciencia. David Allen no tiene una forma particularmente amena de escribir.

JM Bolivar: Si, por eso es importante leerlo con la mente abierta, sin prejuicios e intentando olvidar lo que ya sabe. Un error habitual es «interpretar» lo que dice Allen en lugar de «entender» lo que dice Allen, y eso hace que luego el intento de aplicación de la metodología resulte frustrante. En mi experiencia, el reto de aprender GTD no es tanto aprender como desaprender.

Antonio José Masiá:  Por esta razón yo, en primer lugar, recomendaría hacer una primera lectura rápida para que se fuese familiarizando con la filosofía de la metodología y en posteriores lecturas ir desgranando cada uno de los conceptos clave y de esta forma poder ir interiorizando mediante la puesta en práctica.

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:: Por último, elergirnos 3 frases, o tres enseñanzas o sentencias que usas a menudo como gran profesional del mundo de la productividad personal:

JM Bolivar: 

“No existen las interrupciones, solo inputs mal gestionados” (David Allen).

“Priorizar es muy fácil; todo el mundo lo hace. Lo verdaderamente difícil es posteriorizar, es decir, decidir qué no hacer y permanecer fieles a esa decisión” (Peter Drucker).

«Tiempo puede que falte o puede que no; lo que falta, sin duda, es foco» (JM Bolívar).

David Aguayo:

“La mente no tiene una segunda mente: si tienes una idea, si algo te parece importante, captúralo y más tarde decide qué hacer con ello; si intentas recordarlo hasta un momento más propicio probablemente lo olvidarás”. (David Allen)

“En el trabajo del conocimiento, lo que es importante o urgente ahora puede no serlo en unos minutos. Por tanto, no decidas las prioridades por adelantado”. (David Allen)

“El tiempo no es un recurso sino una circunstancia. Por eso hemos de escoger el trabajo en cada momento según las circunstancias actuales, incluido el tiempo disponible”.

Paz Garde:

Me gusta una frase del Dr House: “El tiempo lo cambia todo, eso es lo que dice la gente, pero no es verdad. Hacer cosas cambia las cosas; no hacer nada deja las cosas exactamente como están”.

“Si quieres obtener resultados diferentes tendrás que hacer cosas diferentes”, inspirada en la famosa frase de Einstein.

Y, por último: «Tu mente es para tener ideas, no para almacenarlas», de David Allen.

Jerónimo Sánchez:

“Olvídate de las herramientas y enfócate en los hábitos”.

“La esencia de la productividad personal no es hacer, sino posponer”

“No puedes gestionar el tiempo, solo tu atención”

David Torné:

“No son las herramientas sino los hábitos”.

“No se trata de hacer sino de saber qué hacer y qué no hacer”

“Nos vemos obligados a revisar o reflexionar sobre nuestra actividad para ordenarla y mantener su consistencia”

Antonio José Masiá:

“Construir es la oportunidad de aprender mediante la combinación de ideas, para obtener resultados con sentido e identidad diversa”.

“Enfriar tu pensamiento te ayuda a realizar una eficiente gestión de tu atención e iniciar un proceso de toma de decisiones consciente y reflexivo para definir tu trabajo”.

“La lentitud te da precisión y la precisión te da rapidez”.

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