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José Miguel Bolivar, “el email ha pasado de ser una herramienta útil a ser una esclavitud y un agujero negro productivo “

“Productividad Personal. Aprende a liberarte del estrés con GTD®" el libro de José Miguel Bolivar


Javier García
José Miguel Bolivar, “el email ha pasado de...

José Miguel, vayamos directos. Es la tercera entrevista que mantenemos en Sintetia pero esta es especial porque acabas de publicar “Productividad Personal. Aprende a liberarte del estrés con GTD®”. Cada vez que hemos hablado surgen más y más temas interesantes y es que parece que es un tema muy amplio, muy importante, del que poco hemos aprendido y que, sin embargo, es absolutamente imprescindible, sobre todo para los trabajadores del conocimiento. Tú eres defensor, divulgador y artesano del método GTD. Tu libro es una gran referencia para comprender no sólo este método sino también los problemas que muchos sufrimos día a día. Por eso me gustaría destripar contigo algunas de las ideas que transmites de forma brillante en el libro.

:: Cuentas en el libro algo que, por desgracia, nos pasa a todos, que es el síntoma del agotamiento, del estrés, de las reuniones, de la salud resentida. ¿Todo lo que haces ahora surgió de un punto de inflexión de esa época de directivo en una gran multinacional?

En buena parte sí. Si en un momento dado de mi época como directivo no me hubiera encontrado ante una necesidad imperiosa de mejorar mi efectividad personal, es probable que ahora me dedicara a cualquier otra cosa. Pero lo cierto es que me encontré ante esa situación y que, en un momento dado, GTD me cambió literalmente la vida. Lo hizo en aquel momento, liberándome del estrés, y lo volvió a hacer más tarde, cuando influyó en qué decidiera especializarme profesionalmente en el ámbito de la efectividad personal y organizativa.

:: ¿Pero no crees que, precisamente, estas cuestiones –organización del tiempo, de cómo se usan los mails, las reuniones o la propia organización de los horarios- es algo tremendamente descuidado en la cultura de una empresa típica? ¿Tenemos que hacer una especie de ‘reset’ en nuestro management?

Decía Peter Drucker que los análisis sobre la productividad de los trabajadores del conocimiento apenas han comenzado. Con respecto a los análisis reales sobre la productividad de los trabajadores del conocimiento, en el año 2000 estábamos aproximadamente igual que estábamos en el año 1900 con respecto a los análisis sobre la productividad de los trabajadores manuales. Esto se traduce en que, con frecuencia, se siguen aplicando criterios obsoletos a la gestión de los profesionales del conocimiento, en todos los ámbitos. Por ejemplo, el email ha pasado de ser una herramienta útil al servicio de los profesionales a ser una esclavitud sin sentido y un agujero negro productivo.

Con relación a las reuniones, el propio Drucker lo dijo tan bien y tan claro que no soy capaz de mejorarlo: «Las reuniones son, por definición, una concesión a la organización deficiente. Si los ejecutivos de una organización dedican algo más que una mínima parte de su tiempo a reuniones, es un signo seguro de mala organización. Las reuniones deben ser la excepción más que la regla. Como norma, nunca se debería permitir que las reuniones fueran la principal demanda de tiempo de un ejecutivo. Una organización en la que todo el mundo se reúne a todas horas es una organización en la que nadie hace nada».

productividad_personal

No creo que haya que hacer un «reset» de nuestro management, creo que hay que pasar página y enterrar el management, al menos como se ha venido entendiendo tradicionalmente, ya que no tiene sentido en el trabajo del conocimiento. Zappos, Valve y muchas otras están marcando un camino que todas las organizaciones cuya existencia depende esencialmente del conocimiento tendrán que seguir antes o después si no quieren desaparecer. El reto actual es de dimensiones colosales porque al reto que cualquier cambio supone hay que añadir que muchas organizaciones viven todavía en una situación de tránsito, a medio camino entre el viejo trabajo manual y el nuevo trabajo del conocimiento.

:: Dices en el libro que “GTD es un sistema formado por una selección concreta de hábitos específicos”. Aunque los desgranas en el libro, ¿nos los puedes sintetizar y motivar un poco?

GTD es un sistema formado por cerca de un par de decenas de hábitos productivos universales que se interrelacionan y potencian mutuamente. Entre los más destacables, mencionaría el de separar «pensar» de «hacer», segmentar la tarea en fragmentos que permitan empezarlos y acabarlos de una sola vez, dejar de utilizar la memoria como gestor de compromisos o identificar la siguiente acción que conduce a la consecución de resultados complejos.

:: ¿Cómo se combina GTD con lo que todos usamos: post-its, lista de tareas, calendario, mails? ¿Es compatible todo esto o hay que romper el puzle y empezar de nuevo?

GTD, y cualquier metodología de efectividad personal que funcione, conlleva un cambio profundo de hábitos. Como decía Einstein, «locura es pretender conseguir resultados distintos haciendo las mismas cosas de siempre». La mejora de la efectividad personal no va de trucos ni de apps sino de un compromiso de cambio y mejora personales. Sin compromiso, es prácticamente imposible que haya una mejora significativa de la efectividad.

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:: En mí día a día profesional observo que la multitarea es algo que está incrustada en nuestras vidas, hacemos una cosa de un tema, otra de otro…todo al mismo tiempo y parece que no se avanza. Me gusta mucho el concepto ‘proyecto’, por eso te quería preguntar: 

1.- ¿Qué es un proyecto?

En GTD, un proyecto es cualquier resultado que requiere más de un paso físico. Por ejemplo, si se te queda sin pilas el mando de la TV, «el mando de la TV vuelve a funcionar» sería un proyecto ya que para lograrlo necesitas: 1) abrirlo y ver cuántas pilas necesitas y de qué tipo, 2) comprar las pilas y 3) reemplazar las pilas y comprobar que funciona.

2.- ¿Cómo es la organización ideal cuando tienes un proyecto entre manos (empezar y no parar, destriparlo en trozos…) y que puede llevar varios días ejecutarlo?

Existe una tendencia generalizada hacia la sobreplanificación. Esto es comprensible porque hasta hace poco tiempo la mayoría del trabajo era relativamente estable y predecible. En esas condiciones, planificar tenía sentido porque servía, entre otras cosas, para transmitir una sensación de control. Ahora, sin embargo, la mayoría de los trabajos son altamente impredecibles. En estas nuevas circunstancias, la mayoría de lo que se planifica nunca llega a cumplirse, al menos en la forma en que inicialmente se planificó.

Llegados a esta realidad, ¿qué sentido tiene planificar? Lo que nos dice GTD es que para sentir control sobre nuestros proyectos necesitamos tener siempre claras dos cosas: 1) cuál es el resultado y 2) cuál es la siguiente acción que nos acerca a ese resultado. Parece simple pero la mayoría de las personas ignora habitualmente ambas cosas, ya que están acostumbradas a moverse en lo que yo llamo «lenguaje nebuloso».

:: ¿Un ejemplo?

Un ejemplo de proyecto expresado en lenguaje nebuloso es «Revisar el informe con Juan». Es nebuloso porque no nos da las dos informaciones que necesitamos: 1) qué tiene que haber pasado, de forma específica y concreta, para dar el informe por «revisado» y 2) cuál es la siguiente acción específica y concreta que hay que hacer para conseguirlo: ¿llamar a Juan? ¿Enviarle un email? ¿Diciéndole qué?

3.- ¿Proyecto y multitarea son incompatibles bajo esta definición?

100% incompatibles. A día de hoy la evidencia científica de que la multitarea es ineficiente es abrumadora. El recurso más valioso de un profesional del conocimiento es su atención. Una persona efectiva es una persona que sabe gestionar su atención centrándola únicamente en una cosa a la vez. Multitarea e improductividad son sinónimos.

:: Muchos son los autores que citan ‘Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva’, tú también lo haces y parece que fue uno de los libros que más te marcó. Pero, si lo tuvieras que extractar en una o dos ideas, ¿Cuáles serían?

El libro de Stephen Covey es un clásico que todo profesional del conocimiento debería leer, aunque a mí no me resultó un libro fácil ni ameno. De los siete hábitos, yo me quedo con los dos primeros: «sea proactivo» y «comience con un fin en mente». Con relación al segundo, no deja de sorprenderme la cantidad de gente que no sabe para qué está haciendo lo que está haciendo.

:: Declaras abiertamente en el libro que “implementar GTD no fue fácil”, claramente te compensó pero no fue fácil. Te he de reconocer que es lo que nos pasa a muchos tras leer tu libro, tus post, al propio David Allen, ves que ahí está gran parte de la solución, pero implementarlo…en el libro das muchas claves, pero por favor, dinos los 5 pasos claves para dummies que deberíamos seguir para al menos empezar con cierta probabilidad de éxito….

Para mí lo más importante es tener claro el propósito: para qué quieres mejorar tu efectividad personal, qué vas a ganar con ello, qué sentido tiene para ti embarcarte en esta aventura de compromiso y esfuerzo.

Otro aspecto importante es la humildad, es decir, seguir el método al pie de la letra. Intentar cambiar algo antes de probarlo y conocerlo es absurdo y arrogante. La humildad es indispensable para asumir desde el primer momento que somos débiles, que vamos a cometer errores, que vamos a tener que intentarlo muchas veces antes de conseguirlo. Cuando éramos bebés aprendimos a andar porque teníamos un propósito y teníamos humildad. Queríamos andar a toda costa y no nos importaba caernos cuántas veces fuera necesario para conseguirlo. Si lo hicimos entonces, podemos volverlo a hacer ahora.

:: ¿Qué son los compromisos mal gestionados y cómo influyen en nuestro estrés?

Un compromiso mal gestionado es un compromiso tácito o explícito que adquieres con otra persona o contigo mismo y que no gestionas de forma efectiva. Gestionar de forma efectiva un compromiso conlleva: 1) capturarlo inmediatamente cuando aparece por primera vez, 2) tomar una decisión sobre qué hacer o qué no hacer con él, 3) ponernos un recordatorio de lo que hemos decidido hacer con ello, 4) revisar esos recordatorios regularmente y 5) hacer lo que nos hemos comprometido a hacer. Cuando un compromiso no se gestiona debidamente se convierte en un pensamiento errante que aparece y reaparece aleatoriamente, generalmente en momentos inoportunos en los que no podemos hacer nada al respecto. El efecto acumulado de llevar en nuestra mente decenas de compromisos mal gestionados es una sensación constante de frustración, rabia, baja autoestima y estrés.

:: ¿Por qué, como dices en el libro, ‘las cosas urgentes nos atraen con más fuerza que las importantes’? 

Porque la emergencia es mucho más sexy que la reflexión. Las cosas urgentes generalmente requieren únicamente de acción, no de reflexión. Por el contrario, las cosas importantes requieren normalmente de reflexión antes de poder actuar sobre ellas. El trabajo del conocimiento es algo nuevo en la historia de la Humanidad. No estamos acostumbrados a tener que pensar antes de hacer y por consiguiente nos da pereza y buscamos alternativas más cómodas y agradables.

:: En un mundo, tan incierto, con un trabajo tan cambiante y exigente, a veces incluso competitivo y veloz, ¿hay margen para el ´control´? ¿Qué es el control para ti?

El control es una sensación. Es justo lo contrario de esa sensación de «me va a explotar algo y no sé ni qué es, ni cuándo ni dónde explotará». Durante una época de mi vida profesional, yo vivía «afincado» en esa sensación. Ahora llevo casi una década en la que lo que siento en su lugar es control. Las «bombas» siguen explotando cuando tienen que explotar pero, a diferencia de lo que ocurría antes, ahora no me estresa porque sé que bombas son, cuándo van a explotar y qué daños pueden causar. De hecho, yo decido qué bombas explotan y cuáles no, porque a veces no da tiempo materialmente hablando a «desactivarlas» todas. El estrés no lo causan las bombas sino la incertidumbre.

:: Te lo he comentado en alguna ocasión, ¿qué es una bandeja de entrada para ti y cómo podemos integrar esa bandeja de entrada de una forma cotidiana –con nuestro móvil, en el coche,…en la oficina?

Una bandeja de entrada es cualquier lugar físico o virtual en el que se acumulan «cosas». En algunas ocasiones, esas «cosas» habrán ido a parar allí sin que tú hagas nada, por ejemplo los emails, y en otras porque tú las has capturado y dejado allí. Lo que todas ellas tienen en común es que necesitan ser «transformadas», es decir, necesitas pensar sobre ellas y tomar decisiones sobre qué son y qué hay que hacer al respecto. Siempre debemos tener una bandeja de entrada a mano para poder capturar una idea, algo que nos dicen o piden… Y también es indispensable vaciarlas regularmente, transformando las «cosas» que contienen en tareas, información, proyectos, posibilidades, basura…

:: ¿Qué opinas respecto al uso del mail y del móvil, hay que tenerlo siempre disponible? 

Definitivamente no. Como bien decía Drucker, ya jubilado, «aún no he conocido una crisis que no pueda esperar noventa minutos». Durante toda mi vida profesional, incluso antes de usar GTD, he tenido el móvil en modo reunión a intervalos y he trabajado desconectado del email. La gente productiva está ocupada haciendo su trabajo y no tiene tiempo para perderlo comprobando el email y el móvil cada cinco minutos.

:: Y, por último, para ese lector que aún no tiene claro qué le puede aportar GTD, danos 3 titulares de qué cosas podríamos lograr si nos embarcamos en esta aventura…

Como bien dices, implantar GTD, o cualquier metodología de efectividad personal, es toda una aventura, y lo es en diferentes frentes.

1.- Por una parte, es una aventura de aprendizaje y descubrimiento, ya que nos va a permitir entender por qué hacemos lo que hacemos, cómo elegimos, etc. Muchas personas afirman sentirse mejor y eliminar la culpabilidad que sentían por hacer, o no hacer, determinadas cosas de determinada manera.

2.- Por otra parte, la adopción de los hábitos de GTD se traduce de inmediato en una mayor sensación de control y de tranquilidad. Es realmente espectacular. Poder desconectar, pensar en lo que uno quiere sin estar constantemente acordándote de cosas que tienes que hacer… Es una sensación que merece la pena.

3.- Por último, crecimiento personal y profesional. Las personas que integran estas metodologías en su vida liberan su creatividad, se vuelven más creíbles ante sí mismas y ante su entorno, ganan claridad sobre sus objetivos, logran más resultados, disfrutan más de su trabajo y, en definitiva, son más felices.

Es un largo camino en el que habrá caídas y encontraremos tentaciones para abandonarlo pero el resultado – una vida mejor – lo compensa todo con creces.

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  • Un Nuevo Paradigma en Gestión Efectiva de Reuniones | Óptima Infinito | Efectividad centrada en las personas

    […] Las reuniones, junto con el email, son a día de hoy una de las mayores «pesadillas» para muchos profesionales, al haberse convertido en una nueva esclavitud y otro agujero negro productivo. […]

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  • Tres creencias erróneas sobre tecnología y efectividad | Óptima Infinito | Efectividad centrada en las personas

    […] una tecnología que, a pesar de su indudable utilidad potencial, se ha convertido a día de hoy en uno de los principales agujeros negros productivos en la mayoría de las […]

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