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Francisco Sáez, “la reunión ideal es la que no se hace, la mayoría son inútiles y evitables “


Javier García
Francisco Sáez, “la reunión ideal es la que...
La productividad personal vuelve a ser un tema de interés en Sintetia. Creemos que es una de nuestras asignaturas pendientes como profesionales. Saber gestionar la nuestro tiempo, nuestra atención y poder crecer como personas, siendo más productivos, estando más saludables y haciendo cosas de impacto. Personalmente me declaro fan de Francisco Saéz porque junto con Miguel Bolivar, son mis dos referencias fundamentales para comprender bien la profundidad de los problemas vinculados a la organización personal y cómo esto impacta en el management de las empresas y la gestión del talento. Esta entrevista surge por mi inquietud por lograr de GTD una herramienta y una lógica de organización que va más allá de la teoría para lograr calar y establecer pautas que generen un impacto positivo en la forma en la que nos gestionamos. Francisco Sáez es el fundador y CEO de FacileThings. Es un ingeniero informático y emprendedor con 20 años de experiencia en gestión de proyectos de desarrollo de software, al que le apasionan la productividad personal y el GTD como medios para lograr una vida mejor. :: Francisco, ¿cómo acabaste dedicándote profesionalmente a crear una actividad empresarial vinculada al mundo de la productividad personal? Por una combinación de sucesos que terminaron convergiendo hace algo más de cuatro años. Por entonces trabajaba como director de proyectos para una empresa de desarrollo de software, y no daba abasto con todos los proyectos que tenía que llevar a la vez. Aunque soy bastante organizado, vivía en un estado de estrés total, de modo que empecé a buscar una solución a esa situación. Compré el libro “Getting Things Done” (todavía no estaba en español, creo) y me gustó mucho lo que leí. Tenía mucho sentido para mi. Una vez tuve claro cómo implementar el método, busqué una aplicación que me ayudara con ello… y no la encontré–al menos, tal como yo me la imaginaba. Así que decidí hacerla yo mismo. Llevaba varios años gestionando proyectos y me sentía un poco estancado en cuanto a programación se refiere, así que con este proyecto personal mataría dos pájaros de un tiro. Cuando me quedé sin trabajo, publiqué una versión beta de la aplicación y me di cuenta que había más gente con la misma necesidad. De modo que decidí convertir ese proyecto personal en una empresa y dedicar todos mis esfuerzos a hacer algo que realmente me entusiasma. :: ¿Cómo defines la productividad personal? Aunque la definición de productividad tiene que ver con la cantidad de trabajo que puedes realizar a lo largo del tiempo, la productividad personal, para mi, debe tener un matices adicionales de propósito y de calidad. Consiste en hacer lo que debes hacer con el menor esfuerzo posible, de forma que puedas tener tiempo para hacer las cosas quieres hacer. En última instancia, es esencial para poder tener una vida con sentido. :: Un profesional está lastrado en una vida improductiva y estresante cuando… ¿nos puedes decir al menos 3/5 síntomas que nos deberían hacer a todos reflexionar en este punto? Cuando se tiene que llevar parte del trabajo a casa. Cuando está en casa y no puede dejar de pensar en “temas” del trabajo. Cuando está en el trabajo y no puede concentrarse en lo que está haciendo, porque su subconsciente le dice que debería estar haciendo otra cosa. Cuando le cuesta dormir, porque hay demasiadas cosas en su trabajo y en su vida que necesitan ser “aclaradas”. :: Nos decía Francisco Alcaide que no se gestiona el tiempo sino la atención. Pero ¿cómo se puede lograr la atención en la era de los smartphones, redes sociales, whatsapp? ¿La tecnología nos distrae y, mal usada, nos convierte en menos productivos? Estoy totalmente de acuerdo. La tecnología, mal usada, no solo nos distrae y nos hace ser menos productivos, sino que puede ser una importante fuente de ansiedad y estrés, y puede hacer que nuestras relaciones interpersonales se deterioren. Hay que usarla con cabeza.

FacileThings

:: ¿Nos puedes explicar las claves de GTD y qué puede aportarnos a nuestro desarrollo profesional? GTD es un método de gestión personal que va más allá de los tradicionales sistemas de “gestión del tiempo”. Hacer listas de tareas y marcarlas como hechas, es una forma muy simplista de trivializar nuestro comportamiento. Existen fuerzas internas que nos dirigen y nos motivan, que dan sentido a nuestra vida. GTD te ayuda a conectar ese enfoque superior con tus tareas de cada día. Aunque esto parece muy filosófico o espiritual, lo cierto es que el método se basa en principios muy sencillos: Debescapturar todos tus compromisos que consideres inacabados, en algún sitio fuera de tu cabeza, debes aclarar a menudo qué significa cada compromiso, y debes guardar recordatorios de ellos en un sistema que revises regularmente. El mayor de los beneficios de GTD es que te permite enfrentarte a cualquier cosa que te puedas encontrar en la vida. Te enseña cómo aceptarla, evaluarla, integrarla, organizarla y volver a considerarla cuando sea necesario. :: Usar GTD es una cuestión, por lo que dices, de hábitos, de compromiso y de esfuerzos. ¿En qué nos facilita esta tarea herramientas como FacileThings? El objetivo que tenemos en FacileThings es que la adquisición y el mantenimiento de esos hábitos sea lo más sencilla posible. A través del diseño, el coaching dentro de la propia aplicación, el feedback que recibes sobre tu comportamiento, etc. buscamos que la fricción sea mínima y la motivación, máxima. :: Una de las grandes fuentes de comunicación hoy en día es el e-mail. Es un instrumento relativamente “joven” y nadie nos ha educado sobre su uso. ¿Qué recomendaciones tienes para todo profesional que se tiene que “pegar” con tareas complejas que requieren de concentración y, además, atender al correo electrónico” El email debe utilizarse de forma asíncrona, es decir, abrir el correo dos o tres veces al día y procesar todo lo nuevo (ojo, procesar no significa hacer, solo decidir qué es cada cosa y si hay que hacer algo con ella). Si tienes el correo abierto todo el tiempo y estás pendiente de lo que entra, entonces no estás en lo que estás haciendo. :: Lo mismo ocurre con el móvil o los Whatsapp. Una llamada o un mensaje parece que entra en la vida de cualquier persona y te conduce la atención rápidamente hacia ese nuevo mensaje nuevo. Había leído en alguna ocasión que romper la concentración de forma continuada generaba serios problemas para volver a reconectarse con las tareas que previamente se estaban haciendo. ¿Cómo actuamos ante el móvil…? En efecto, cuando estás haciendo algo y te distraes por lo que sea, tardas unos 10 ó 15 minutos en recuperar el nivel de concentración que tenías antes. Así que, imagínate lo nocivo que puede llegar a ser el móvil. Si el móvil no es una parte esencial de tu trabajo, lo mejor es tratarlo también de manera asíncrona, como el mail. Yo desactivo todas las notificaciones y lo tengo en silencio mientras trabajo, y en los descansos miro si hay algo y respondo si es importante. Casi nunca lo es. :: ¿Qué tiene que tener una buena hoja de ruta personal (visión, misión, objetivos) para que sea efectiva? Tiene que estar muy conectada con tus valores y principios, con tu interior. Si no está basada en lo que realmente quieres, será difícil mantener la disciplina necesaria. :: ¿Qué falla cuando los buenos “propósitos” se tienden a abandonar rápido? Desgraciadamente, tendemos a poner el foco en las cosas que tienen una repercusión en nuestra vida a muy corto plazo. Para que los propósitos y objetivos a largo plazo no se abandonen es necesario tener un deseo muy fuerte y una buena organización que nos permita ir acercándonos a ellos poco a poco. :: ¿Crees que en España tiene un sistema de horarios y de organización que facilita la productividad personal? Los horarios no son probablemente los óptimos, pero la organización en las empresas dista mucho de facilitar la productividad personal. Algo incomprensible, si pensamos que el rendimiento del empleado en la empresa depende en buena medida de su productividad. :: Las listas largas, ¿se cumplen alguna vez? ¿Hasta que punto las listas son efectivas o se nos pueden “atascar”? Las listas largas no funcionan bien porque nos lo ponen difícil a la hora decidir cuál es la próxima tarea a realizar. Es muy agobiante enfrentarse a una lista con 132 tareas a realizar. La solución, además de ser más realistas con lo que tenemos que hacer, pasa por tener diferentes listas (acciones futuras, algún día/tal vez, proyectos…) y mantener la lista de próximas acciones lo más corta y enfocada posible. :: ¿Y qué ocurre cuando pasamos de la productividad personal a la productividad de un grupo? 1.- ¿Cuáles son las principales diferencias entre la productividad personal y la del grupo? En un grupo se complican las cosas. Sin una buena cultura productiva, las interrupciones pueden ser constantes. Las tareas que hace uno pueden ser requerimientos para que otros puedan empezar las suyas, por lo que la responsabilidad adquiere un mayor peso. Además, la necesidad de (buena) comunicación entre los miembros del equipo es esencial. 2.- ¿Qué tipo de herramientas (tecnológicas o no tecnológicas) son las más adecuadas para organizar trabajos en equipos? Eso dependerá del tipo de trabajo que se realice y de las características de la organización, pero siempre es necesaria alguna metodología que permita establecer las reglas del juego. Una vez todos conocen y aceptan esas reglas, entonces se pueden ir probando herramientas tecnológicas que faciliten la organización y la comunicación. Creo que es un error habitual empezar a utilizar diferente herramientas cuando todavía no se sabe a qué se está jugando. 3.- ¿Existen algunas recetas ideales para que las reuniones sean un éxito (cumplan el objetivo de informar, discutir temas y adoptar decisiones)? La reunión ideal es la que no se hace. En serio, creo que la mayoría son inútiles y evitables. No obstante, si se considera que es absolutamente necesario realizar una reunión (y sacar a un grupo de personas de un trabajo productivo), se debería incluir sólo a las personas totalmente indispensables y definir de antemano muy claramente los temas a tratar. Ir al grano, mencionar el problema, discutir la solución y asegurarse de que cada uno sale con sus tareas bien definidas. :: ¿En qué sentido está conectada la productividad (o, incluso el GTD) con la creatividad y liberar energías y espacios mentales para pensar y trabajar en nuevas ideas/proyectos que requieren pensar ‘fuera de la caja’? Totalmente. Sólo vas a poder ser creativo si tienes tu trabajo bajo control y tu mente está relajada. Por otra parte, las ideas no suelen venir así porque sí; normalmente vienen como consecuencia de determinados trabajos en los que te has sumergido previamente de una manera más bien productiva. :: Ahora me gustaría que completaras algunas frases… 1.- Mi agenda ideal es… la que no tiene horarios ni exigencias de tiempo ni fechas de vencimiento. 2.- Mi día tiene que contener… tiempo para meditar. 3.- Cuando escucho a alguien que ‘no tiene tiempo’, inmediatamente pienso… que seguramente pierde mucho el tiempo. 4.- Los grandes y complejos proyectos a veces nos dejan ‘bloqueados’, en esos casos recomiendo… alejarse, coger un poco de perspectiva y analizar el propósito del proyecto, qué hay hecho y qué falta por hacer. Luego centrarse de nuevo en lo que falta por hacer. 5.- Cuando viajo suelo aprovechar para… relajarme. 6.- Un libro que recomiendo siempre leer (además de los de David Allen) es… Reinicia, de Jason Fried y David Heinemeier Hansson. Aunque si te refieres a cualquier clase de libro, Cien Años de Soledad, de Gabriel García Márquez. Pura magia. 7.- Mi siguiente gran propósito para FacileThings es… tengo un montón de proyectos para FacileThings; todos tienen que ver con crear la mejor herramienta de gestión personal posible. 8.- Siempre recomiendo visitar al menos 3 blogs sobre productividad… Optima Infinito de José Miguel Bolívar, el Canasto de Jeroen Sangers, y David Torné 2.0. 9.- Cuando veo que alguien trabaja 12h al día sin descanso y “presume” de su productividad pienso… que si la mitad de este tiempo fuera realmente productivo no tendría que trabajar 12 horas. 10.- Para tener una vida equilibrada suelo tener como hábito… decir mucho que no.
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