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Porqué una lista de tareas con prioridades no funciona


Francisco Sáez
Porqué una lista de tareas con prioridades...

“Hay una lucha constante entre las cosas que son urgentes y las cosas que son importantes—y con demasiada frecuencia, las urgentes ganan” ~

“La Tiranía de lo Urgente”,

Charles E. Hummel, 1967

¿Cuánta veces has oído a alguien quejarse de que tiene demasiadas cosas que hacer y no dispone del tiempo suficiente para hacerlo todo? Sí, parece que todo el mundo tiene ese problema. En una era en la que se supone que deberíamos tener una mayor calidad de vida, resulta que los niveles de estrés a los que nos vemos sometidos son con cada vez mayores shutterstock_177057419 Uno de los motivos principales de ese exceso de estrés es que la naturaleza del trabajo ha cambiado drásticamente. En una sociedad en la que predomina el trabajo del conocimiento, muy pocas personas hacen un trabajo concreto y claramente definido. La mayoría de nosotros no tenemos unos límites claros en los proyectos en que trabajamos, y esa falta de límites genera más trabajo. Las empresas están en continua evolución. Los objetivos, productos, servicios, socios, clientes, etc. cambian constantemente. De modo que tu trabajo se tiene que adaptar a esos cambios. Si no quieres ser una pieza prescindible en todo este sistema, tienes que estar en desarrollo permanente. Para esto no hemos sido preparados. Nadie nos ha enseñado (en ningún nivel de nuestro sistema educativo) cómo tenemos que tratar con está gran cantidad de compromisos internos y externos de una manera eficiente. Así las cosas, probablemente hagas lo más habitual, lo que hace casi todo el mundo. Probablemente utilices una lista de tareas para organizar tu actividad diaria. Las listas de tareas son básicamente una lista de las cosas que hay que hacer, normalmente en el mismo día, ordenada por prioridades. Captura de pantalla 2014-12-13 a las 13.03.52   Son una de las formas de organización personal más antiguas (y también una de las menos adecuadas en los tiempos actuales). Se inventaron a principios del siglo pasado para mejorar la productividad de unas personas cuyo trabajo diario estaba perfectamente definido y, por lo tanto, podían dedicarse a realizar las tareas de la lista, una tras otra, sin ser interrumpidos. Hoy en día, este tipo de actuación no es posible casi nunca. Las responsabilidades en el trabajo están cada vez más difusas, la variedad de tareas a realizar es inmensa y estamos sujetos a constantes interrupciones por culpa del teléfono móvil y el email, en otras muchas cosas. Por supuesto, tener una lista de cosas por hacer es mucho mejor que no tener nada (al menos, habrá cosas que no olvides), pero ¿son realmente suficientes para gestionar tu día a día de una manera eficiente? Tanto si escribes tu lista de tareas en un papel como si utilizas cualquiera de las cientos de aplicaciones que hay para ello, seguramente tu sensación de estrés, de frustración y de falta de control no va a mejorar mucho, debido a lo siguiente:   Listas_Productividad_Sintetia .. Las lista de tareas son incompletas. Sólo permiten gestionar una porción muy pequeña de tu realidad. Seguro que tu lista no contiene el 100% de las cosas que debes hacer, no solo en el trabajo, sino también en tu vida personal. .. Tienen un enfoque equivocado. Centran tu atención en el corto plazo. Las listas responden a la pregunta “¿Qué tengo que hacer hoy?”, eliminando una visión más amplia de tus intereses en la vida: tu propósito, tus metas, tus áreas de responsabilidad, etc. .. No son flexibles. No permiten manejar los cambios de prioridades debido a la velocidad con que ocurren y a la complejidad de los factores que los determinan. Un sistema de gestión personal moderno debe permitirte tomar las mejores decisiones en función de las opciones disponibles en cada momento. .. Se dirigen a lo urgente. A menudo, la prioridad que das a cada tarea depende más de su urgencia que de su importancia. Las cosas urgentes atrapan tu atención, te presionan constantemente. La trampa está en que muchas de ellas, o son fáciles, o son divertidas, o son populares, pero en realidad son poco importantes. De esta forma, tienes siempre muchas cosas urgentes que hacer y esa agobiante sensación ya mencionada de no tener tiempo para nada. .. Requieren más tiempo del que valen. Según un estudio de Jared Sandberg para The Wall Street Journal, un 30% de las personas que usan listas de tareas dedican más tiempo a su gestión que a hacer las tareas que hay en ellas. Esto, no hace falta decirlo, va más bien en contra del concepto de productividad personal. Productividad_gestion_Sintetia Sin embargo, es posible que una persona pueda tener una gran cantidad de cosas que hacer y, a la vez, funcionar de manera productiva y disfrutar de una sensación positiva de control y tranquilidad. No solo es posible, sino que es una habilidad crítica y necesaria para cualquier trabajador del conocimiento hoy en día. En próximos artículos te acercaré a una metodología que permite alcanzar ese estilo de vida. Se llama GTD y puedes ver una introducción bastante completa aquí.

Fotos vía Shutterstock 

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