Reunir y decidir, esa es la cuestión

16 Marzo 2017 0

– ¡Cielos! ¿No se lo han explicado?

– No.

– El soberano jamás ofrece a un Primer Ministro un refresco ni una silla. El precedente lo estableció su Tatarabuela al mantenernos de pie como Ayudas de Cámara. Perder el tiempo es un pecado mortal. Si algo he aprendido en cincuenta y dos años de servicio público, es que no hay problema tan complejo, no hay crisis tan grave que no se pueda resolver satisfactoriamente… en veinte minutos. ¡Bien, podemos empezar!

Primer despacho privado entre la Reina Isabel II de Inglaterra y el Primer Ministro Winston Churchill. The Crown (Netflix). Capítulo 3.

Oír las palabras de Churchill me recordó lo que me contó Oscar Longares sobre una iniciativa puesta en marcha por una empresa que él conocía: retirar los letreros de “Sala de Reuniones” y sustituirlos por los de “Sala de Decisiones”.

Aquello hizo de nuevo… sacudir mi “saco” de los recuerdos.

21 de febrero de 2016

El concepto de “Radiadores de la Información” se lo oí por primera vez a Xavier Camps, y básicamente se trata de mostrar visualmente los avances y problemas que una Organización, o Área concreta de la misma, se encuentra en su día a día.

Dentro de las actividades que estamos llevando a cabo en la implantación de la metodología Kanban, además de su pizarra -Backlog, Next, Haciéndose, Parking y Finalizado-, estamos incorporando más “Aletas” a ese Radiador inicial. La hemos llamado “Buenas Noticias/Malas Noticias”.

Las primeras son lo que el grupo debe conocer: éxitos y mejoras logradas, lecciones aprendidas o barreras superadas.

Las segundas recogen situaciones problemáticas no resueltas que deben ser corregidas con acciones a corto o medio plazo: retraso en la entrega de documentos, excesivas reclamaciones de proveedores o fallo del sistema informático que imposibilita el proceso contable.

Las Buenas Noticias acaban en un reconocimiento, y las Malas en una acción correctora.

En la sección de “Malas Noticias” de hace un par de semanas, alguien escribió: “Demasiadas Reuniones, largas e ineficaces”…. y más cosas que no escribo. Aquello me hizo recordar el libro “Gestionar Reuniones es fácil” de Barbara J. Streibel y las ideas-fuerza extraídas tras su lectura.

Como dice Carolyb B. Thompson, “Una reunión no es más que un montón de cuerpos si no unen sus mentes. Para evitarlo… unos cuantos consejos.

*Ideas extraídas del libro y de las cientos y cientos de reuniones a las que he asistido.

1.- Utiliza las reuniones con inteligencia. Las reuniones son importantes porque en ellas se perpetúa la cultura de la empresa: hacen que los asistentes se sientan parte. Las reuniones improductivas son una fuente de mensajes negativos sobre la empresa o sobre nosotros mismos.

2.- Decide si la reunión es necesaria. Si necesitas convocar una reunión, intenta que sea breve e interesante, pues una persona que habla sola no es una reunión. Evita las reuniones rutinarias. Tu reunión debe estimular e inspirar.

3.- Programa, programa y programa. Fija Objetivos y decide los medios. Una reunión es un proyecto a muy corto plazo. Debes definir los objetivos que pretendes y asignar a la reunión el tiempo suficiente para lograrlo. La duración de una reunión no debería superar la hora u hora y media. Si es necesario más tiempo… haz pausas. Recuerda: “La duración de una reunión es igual al número de personas presentes, elevado al cuadrado”. –Eileen Shanahan-. ¡Sólo los precisos!

4.- Dirigir la reunión. Hay dos tipos de conductores: el que conduce un tren por una vía, y el que dirige todos los instrumentos de una orquesta. Cuando dirijas una reunión deberás hacer las dos funciones: seguir el programa marcado y ayudar a todos los participantes a trabajar juntos.

5.- Tomar una decisión. Decidir para actuar. Una decisión no tiene mucho impacto si no conlleva consigo una acción. Es mejor asignar una tarea específica a una persona en concreto que una responsabilidad a un grupo. Las “acciones grupales o de comisiones”… no suelen dar buenos resultados.

6.- Cerrar la reunión. Uno de los principales problemas de las reuniones es que se habla mucho y no se actúa después; o que hay mucha acción y poco resultados. Expresiones como: ¿todavía estamos así?, yo pensaba que ya estaba resuelto… son frecuentes en las reuniones de seguimiento.

En los cierres de la reunión es importante resumir los puntos principales, las decisiones, las acciones, su temporización, y sobre todo las tareas a realizar por cada uno de los asistentes. Todas las tareas deberían pasar a un documento en el que realizar su seguimiento: información del progreso de las tareas, la persona que la lidera y la duración estimada.

7.- Redactar el acta. Una reunión es un acontecimiento en el que se redactan actas y se pierden horas –Anónimo-. Puede ser… pero es un sitio común al que poder ir, cuando uno se pierde o despista. El acta de una reunión es el documento que refleja todo lo que ha sucedido y las acciones que hay que realizar. Intenta que la redacción del acta sea rotatoria.

8.- Trabajar y mejorar. “Los asistentes a la reunión tienen que seguir colaborando después de que ésta haya acabado”. Después de una reunión, el trabajo continúa. Debe existir un ambiente de colaboración. Una forma de ayudar es comunicando a todas las personas los resultados y avances, las decisiones, las acciones y los logros a medida que se van alcanzando. Si todos están informados… no se olvidarán de sus responsabilidades.

9.- Evaluar. La última tarea de una reunión sería mejorar las reuniones futuras. Es importante mejorar el rendimiento de todos los procesos de trabajo.

Mediados de 2016, en una de las bandejas del correo electrónico:

Hola, buenos días. Esperamos que hayáis pasado unos buenos días. Os adjuntamos la agenda de la reunión de mañana:

  • Objetivos de la Retrospectiva + recordatorio #etiquetas reunión (imagen de abajo). (Xman) 10′
  • Revisión breve de la Retrospectiva anterior (15/02/16). Objetivos, cosas que se dijeron que se iban a hacer. (Xman) 10´
  • Datos. Cosas Objetivas: Situación Prevista y Situación Real del Proyecto Z: planning inicial / Retraso / nueva planificación. Buenas y Malas Noticas. Cosas no negociables. (Xman – Ymen) 10´
  • Retrospectiva.
    • Que está funcionando bien. Qué cosas estamos aprendiendo. Reconocer el buen trabajo. Espacio para pensar individual. 5-10´
    • Que hay que mejorar: Proyecto Z. Análisis Causal. ¿Why? Espacio para pensar por parejas. 10-15´
    • Cómo lo mejoramos. Espacio para pensar por parejas. 10-15´
  • Plan de Acción. Acciones a realizar desde mañana. Priorizar entre todo lo anterior. Presentación posterior del equipo de lo acordado. 20´
  • Retrospectiva de la Retrospectiva: cómo podemos hacer que la siguiente Retro, sea mejor, más eficiente…..productiva. Espacio para pensar. 10´

Tiempo reunión máximo: 100´.

Por último, os adjuntamos una serie de #Etiquetas que debemos intentar cumplir mañana en la reunión.

11 de octubre de 2016. Redacción de Heraldo de Argón. Revisando que todo esté en orden para la edición del día 12 de Octubre, día de “El Pilar”.

Posiblemente, la reunión más rápida y efectiva que haya presenciado jamás.

15 de marzo de 2017

¿Gestionar reuniones para decidir es fácil? Sobre el papel, ¡sí! Pero el equipo y el tiempo que se dispone para llevar a cabo las acciones, también tienen mucho que deci(r)-dir.

Espíritu Fighter: hacer todo como si te fuera la vida en ello.

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